Przechowywanie wielu starych taśm w archiwach znacznie zwiększa koszty zarządzania nimi

Ostatnie badanie Kroll Ontrack przeprowadzone wśród dostawców usług IT z całego świata potwierdza, że ​​przedsiębiorstwa nadal mają problem z zarządzaniem archiwami taśmowymi – wiąże się to z ryzykiem i wysokimi kosztami działalności.

Kroll Ontrack, wiodący dostawca usług odzyskiwania danych i eDiscovery, przeprowadził drugą edycję badania „Taśmy i archiwa taśmowe”. W badaniu wzięło udział 819 dostawców usług IT, a ich odpowiedzi rzucają nowe światło na procesy i wyzwania związane ze skutecznym zarządzaniem taśmami i ich archiwizacją. Podobnie jak w roku 2015 roku, prawie jedna trzecia (27%) wszystkich przedsiębiorstw uczestniczących w badaniu nie wie, jakie dane zawierają przechowywane przez nich taśmy (w porównaniu do 30% w 2015 roku).

Adam Kostecki, dyrektor ds. sprzedaży Kroll Ontrack zauważa: - Konieczne jest, aby przedsiębiorstwa wiedziały, co tak właściwie znajduje się na przechowywanych przez nich taśmach i były w stanie szybko reagować na prośby o dostęp lub przywrócenie danych z archiwum taśmowego na potrzeby dochodzenia czy postępowania sądowego. Prawie połowa badanych firm (49%) potwierdziła, że korzysta z dwóch bądź trzech różnych rozwiązań do tworzenia kopii zapasowych. To nie tylko zwiększa trudności w zorientowaniu się, gdzie znajdują się ich dane i zmniejsza możliwość szybkiej reakcji, ale także znacznie zwiększa koszty zarządzania archiwami taśmowymi.

Korzystanie z wielu rozwiązań backupowych może być kosztownym przedsięwzięciem, głównie ze względu na ilość przechowywanych danych. Uczestnicy badania twierdzą, że ich dotychczasowe koszty utrzymania dostępnych danych, w zależności od wielkości firmy, wahają się od  10 000 zł do ponad 1 mln zł. Zapytani o to,  które koszty związane z utrzymaniem rozwiązań taśmowych są największe, odpowiedzieli:

• Magazynowanie (70%)
• Utrzymanie (69%)
• Pracownicy (52%)
• Ochrona (42%)
• Licencje (38%)

Wysokie koszty mogą być również związane z działalnością w zakresie przywracania danych za pomocą istniejących systemów. Z badania wynika, że respondenci ze Stanów Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Kanady i Australii znacznie częściej spotykają się z wnioskami o przywracanie danych ze starych taśm, w porównaniu do badanych w Niemczech, Francji, Polsce i we Włoszech. Dzieje się tak prawdopodobnie ze względu na podobne prawo obowiązujące w tych krajach, gdzie wymagane jest przedstawienie odpowiednich danych w sporach prawnych. Prowadzi to do zwiększenia liczby wniosków dotyczących przywracania danych z taśm.

Ponadto, większość firm (56%) stosuje różne wersje rozwiązań do tworzenia kopii zapasowych (na przykład różne wersje tego samego programu do tworzenia kopii zapasowej w każdym oddziale firmy). Nic dziwnego, że 40% firm (podobnie do zeszłorocznych wyników badań) rozważa zerwanie umowy z dostawcą infrastruktury do przechowywania danych.

- Nie jesteśmy zaskoczeni tymi wynikami – mówi Adam Kostecki. - Od firm, ze względu na obowiązujące przepisy, często wymaga się przechowywania danych przez określony czas. Ponieważ przedsiębiorstwa nie wiedzą, jakie dane będą im potrzebne w przypadku sporu lub dochodzenia, decydują się utrzymywać kopie zapasowe w celu zapewnienia dostępu do potrzebnych danych w przyszłości.

Jako alternatywę do utrzymywania wielu systemów oraz zmniejszenia kosztów związanych z zarządzaniem starszymi danymi, Kroll Ontrack opracował proste w obsłudze rozwiązanie do zarządzania zasobami taśmowymi. Narzędzie pozwala w łatwy i szybki sposób sprawdzić zawartość starych taśm, bez konieczności utrzymywania dodatkowego systemu backupowego. Poprzez dostęp online do katalogu z zawartością biblioteki, łatwiej jest przenieść zawartość do nowego systemu backupowego lub skonsolidować archiwa. Adam Kostecki dodaje: „Dzięki temu nowemu rozwiązaniu koszty związane z utrzymaniem rozwiązań taśmowych zostaną zmniejszone, a dostęp do danych nie będzie zagrożony w przypadku konieczności ich ujawnienia”.

Badanie zostało przeprowadzone pod koniec listopada 2016 roku w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Kanadzie, Australii, Niemczech, Austrii, Szwajcarii, Francji, Włoszech i Polsce. Wzięło w nim udział 819 specjalistów i dostawców usług IT.

Źródło: Kroll Ontrack