Nota obciążeniowa – co to?

Nota obciążeniowa – czym jest?

Nota obciążeniowa, zwana również notą uznaniowo-obciążeniową lub notą księgową, stosowana jest w momencie, gdy w dokumentacji nie można posłużyć się fakturą. Noty obciążeniowe wykorzystywane są przy przychodach oraz kosztach niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Przykładem operacji księgowanych w ten sposób są np.:

• naliczenie odsetek za brak terminowości w regulowaniu zobowiązań oraz kar umownych,

• dokumentacja oczekiwania wypłaty należnego odszkodowania od ubezpieczyciela,

• przeniesienie niepodlegających opodatkowaniu kosztów na nabywcę,

• wprowadzenia zmian błędów w dokumentach księgowych, wystawionych wcześniej.

Noty uznaniowo-obciążeniowe najczęściej stosowane są w instytucjach publicznych, ale także w przedsiębiorcach kooperujących z firmami pozarządowymi.

Nota obciążeniowa – księgowanie

Księgowanie not obciążeniowych oczywiście jest możliwe – w momencie, gdy zostaną spełnione opisane w ustawie wymogi. Nota księgowa musi zawierać dane, wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

• rodzaj dowodu oraz jego numer identyfikacyjny,

• strony włączone w operację gospodarczą, ich nazwy oraz adresy,

• wartość operacji oraz jej opis,

• data wykonania operacji,

• podpis osoby wystawiającej dowód, jak również strony, od której przyjęto bądź której wydano składniki aktywów,

• dowód sprawdzenia oraz kwalifikacji dowodu do zawarcia go w księgach rachunkowych. Należy wskazać miesiąc, sposób ujęcia w księgach rachunkowych, wraz z podpisem uprawnionej do tego osoby.

Nie ma obowiązku, aby nota obciążeniowa zawierała odręczny podpis, bowiem nie stanowi ona dokumentacji zmiany stanu aktywów. Nie jest również dowodem zastępczym. W związku z tym oraz zgodnie z przepisami prawa, w nocie uznaniowo-obciążeniowej należy zawrzeć dane, dzięki którym możliwe będzie wskazanie tożsamości obu stron.

Notę obciążeniową należy wystawić w dwóch egzemplarzach. Jeden z nich powinien znaleźć się u kontrahenta, drugi natomiast ma pozostać w przedsiębiorstwie. Jest to element ujmowany w księgach firmy. Jeśli nota zostanie wystawiona błędnie – istnieje możliwość wprowadzenia poprawek. W tym celu wystawia się kolejną, zmodyfikowaną notę.

Nota obciążeniowa – jak wygląda?

Ponieważ nota obciążeniowa jest dokumentem księgowym, przypominającym fakturę, jej wystawienie jest stosunkowo proste. Różni się jedynie ilością danych, których w nocie jest nieco mniej. W nocie księgowej muszą znaleźć się informacje, które zostały już wymienione wcześniej. Należy jednak pamiętać, że dotyczy ona typu transakcji, których nie dotyczą przepisy ustawy o podatku od towarów i usług. W związku z tym nie ma konieczności do przedstawiania stawek podatku oraz wartości netto i brutto dla każdego elementu. Jedyne, co należy zrobić to nazwać czynność, która została zrealizowana oraz wymienić wartość obciążenia.

Wysokość noty obciążeniowej

Rekompensata, która należna jest wierzycielowi za opóźnienia w płatności, przysługuje od pierwszego dnia, kiedy termin zapłaty. Z dniem 1 stycznia 2020 roku weszła w życie zmiana wysokości rekompensat, z korzyścią dla wierzycieli. Do tej pory, bez względu na wysokość długu, wartość ryczałtu wynosiła 40 euro. Obecnie ustalone są trzy progi wartości długów oraz rekompensat.

• 40 euro – w przypadku kwoty roszczenia nie przekraczającej 5 tys. zł,

• 70 euro – w przypadku kwoty roszczenia przekraczającej 5 tys. zł i nieprzekraczającej 50 tys. zł,

• 100 euro – w przypadku kwoty roszczenia równej lub wyższej niż 50 tys. zł.

Kwoty przeliczane są z euro według średniego kursem euro NBP, który obowiązywał w ostatnim dniu roboczym w miesiącu poprzedzającym miesiąc, kiedy owe roszczenie weszło w życie.

Artykuł partnera