formuły

Przed oczami masz obszerne zestawienia szczegółowych informacji o produktach, które były gromadzone przez długi czas w arkuszach o skomplikowanym układzie. Teraz Twoim zadaniem jest przeanalizowanie tych danych. Brzmi znajomo? Jeśli tak, z pewnością docenisz i wykorzystasz porcję informacji zawartą w tym haśle. Dowiesz się o zastosowaniu niezwykle przydatnych metod obliczeniowych opartych na formułach tablicowych. Są to jedne z najbardziej skutecznych, a jednocześnie rozbudowanych narzędzi, które oferuje Ci program MS Excel. W tekście przeczytasz m.in.:

• Czym są formuły tablicowe i co możesz dzięki ich zastosowaniu uzyskać?
• Jak dzięki formułom tablicowym zanalizować wyniki ankiety na temat cech produktu?
• Jak wykorzystać formuły tablicowe do badania płynności finansowej?
• Jak perfekcyjnie wykonywać obliczenia statystyczne przy użyciu formuł tablicowych?

Przeanalizowanie listy transakcji sprzedaży, gdy składa się ona z wielu tysięcy pozycji, nie jest prostym zadaniem. Nawet przefiltrowanie danych niewiele pomoże, jeśli skróci się listę do kilkuset wierszy. Jeżeli na takim zakresie arkusza zastosujesz wielopiętrowe obliczenia tablicowe, mogą one być przeliczane przez Excela przez dłuższy czas. Prędzej czy później długie wczytywanie wyników formuł stanie się uciążliwe. W tym artykule pokażemy Ci, jak podzielić dane w taki sposób, aby formuła operowała jedynie na niezbędnym zakresie komórek, a nie całej liście. Poznasz także odpowiedzi na następujące, przykładowe pytania:

• Jak nadać odpowiednie formaty datom i godzinom, by raport lepiej wyglądał?
• Jak wyodrębnić z listy zbiorczej mniejsze zakresy komórek?
• Jak stosować funkcję ADR.POŚR?
• W jaki sposób można rozszerzyć zakres danych źródłowych?

Gdy analizujesz sprzedaż, to natrafisz często na dane skumulowane, czyli narastające z okresu na okres. Zauważ, że na podstawie takich wartości możesz utworzyć wskaźniki przydatne przy wyznaczaniu sprzedaży prognozowanej. Okazuje się, że do wykonania tego typu obliczeń wcale nie trzeba budować wielopiętrowych formuł ani korzystać z zaawansowanych narzędzi analitycznych. Skorzystaj z niniejszego artykułu, a dowiesz się:

• Jak za pomocą odpowiednich formuł sporządzić kompleksowy raport sprzedaży na podstawie danych narastających?
• Jak obliczyć odchylenie procentowe w stosunku do założeń?
• Jak naliczać premie przy uwzględnieniu zróżnicowanych kryteriów?
• W jaki sposób obliczyć sprzedaż skumulowaną i procentowy udział skumulowany?

Załóżmy, że dostałeś zadanie przygotowania harmonogramu czasu pracy dla całej firmy, w której praca odbywa się na kilka zmian. Doskonale wiesz, że sporządzenie takiego grafiku nie jest prostą sprawą, gdyż trzeba pamiętać o wielu dodatkowych założeniach, m.in. o normie czasu pracy tygodniowej (40 godzin) i miesięcznej (160 godzin). W tym haśle pokażemy Ci, jak ułatwić sobie przygotowanie harmonogramu. Jako przykład przyjmiemy firmę pracującą na kilka zmian i mącą różne działy. Z tego artykułu dowiesz się:

• Jak automatycznie wstawić do komórek numer i nazwę dnia tygodnia w zależności wybranego miesiąca?
• Jak rozróżnić kolorem dzień ustawowo wolny od pracy?
• Jak wyróżnić przekroczenie normy czasu pracy za pomocą formatowania warunkowego?
• Jak nadać zakresowi danych dowolną nazwę?
• Jak utworzyć dynamiczny nazwany zakres danych?

Z pewnością wielokrotnie stajesz przed koniecznością wykonania analiz w obrębie danych, które są umieszczone w różnych skoroszytach. Pracę rozpoczynasz od zbudowania odpowiednich formuł, które będą się odnosiły do każdego zestawu danych z osobna w każdym z plików. Jednak taki sposób rozwiązania zadania jest bardzo praco- i czasochłonny. W tym haśle przeczytasz, jak z pomocą jednego roboczego zbiorczego arkusza zautomatyzować podobnego rodzaju analizy, bez konieczności powtarzania tych samych czynności w kilku odrębnych zestawieniach. Po zbudowaniu takiego arkusza będziesz mógł z jego poziomu pobierać potrzebne informacje w określonej formie.

• Jak zbudować ścieżkę dostępu do pliku przez połączenie kilku elementów składowych?
• Jak otworzyć inny dokument poprzez samodzielnie utworzone hiperłącze?
• Jak utworzyć jednocześnie kilka formuł do analizy układu tabeli?

Zaprojektowanie tabeli o czytelnym układzie, z którą praca będzie prze­biegać sprawnie i wygodnie, to pracochłonne zadanie wymagające dłuższego przemyślenia. Często jednak pomija się etap przygotowania arkusza i szybko wprowadza dane, a następnie rozbudowane formuły. Jednak kiedy okazuje się, że trzeba nawet nieznacznie zmienić sposób wykonywania obliczeń, pojawia się problem. Edytowanie każdej komórki z osobna zajmie mnóstwo czasu. Jeśli chcesz się zatem dowiedzieć, jak tego uniknąć, skorzystaj z tego hasła. Przeczytasz w nim m.in.:

• Jak rozbudować formuły o wartości liczbowe?.
• Jak małym nakładem pracy dostosować jednocześnie wiele formuł?
• Jak zapanować nad rozbudową formuł o nowe formuły z odniesieniami względnymi i bezwzględnymi?

Jeżeli pracujesz z bardzo obszernymi zestawieniami lub takimi, któ­re są aktualizowane przez innych pracowników Twojej firmy, war­to, abyś zastosował w nich mechanizm kontrolujący poprawność wprowadzanych zmian. Zwróć szczególnie uwagę na formuły, które odnoszą się do określonego zakresu listy z danymi. Dodawanie coraz to nowych pozycji do zestawienia powinno zostać uwzględnione w formułach, które pobierają z niego informacje. Inaczej późniejsze obliczenia mogą dać błędne wyniki. W artykule przeczytasz, jak auto­matycznie dostosować odniesienia w formułach, aby uwzględniały również nowo wstawiane komórki.

• Jak budować formuły odnoszące się do zmiennych zakresów?
• Co możesz uzyskać dzięki zastosowaniu formuły PRZESUNIĘCIE?
• Na co zwrócić uwagę przy określaniu argumentów funkcji?

Abyś mógł trafnie podejmować decyzje mające wpływ na działalność firmy, niezbędne jest przeprowadzanie analiz wartości określających bieżące funkcjonowanie. Jednak oprócz dostępu do danych statystycz­nych potrzebna staje się jeszcze umiejętność przeprowadzenia szybkich obliczeń, tj. wyznaczenia czy odszukania konkretnych liczb i zależności między nimi. Zauważ, że program MS Excel dysponuje licznymi funk­cjami, które wspomagają Cię w tego typu analizach. Jednak ich pełne możliwości wykorzystasz dopiero wtedy, gdy je ze sobą połączysz. W tym haśle znajdziesz kilka przydatnych formuł, dzięki którym szybko dowiesz się:

• Jak wyszukać wartość najbliższą względem szukanej?
• Jak wyznaczyć wartość, która występuje najczęściej?
• Jak obliczyć średnią z wybranych procentowo największych lub najmniejszych wartości zestawienia?