Zarządzanie należnościami: Kontrola procesu regulowania bieżących płatności

Zarządzanie należnościami: Kontrola procesu regulowania bieżących płatności

Zarządzanie należnościami: Kontrola procesu regulowania bieżących płatności

W firmach, w których wystawia się dziennie kilkadziesiąt lub kilkaset faktur, spływające szerokim strumieniem na konta bankowe należności wydają się być czymś naturalnym i na pierwszy rzut oka nie wymagałoby to jakieś szczególnej kontroli poza weryfikacją przesłanych specyfikacji i prawidłowym zaksięgowaniem pieniędzy. Trzeba jednak pamiętać, że to właśnie bieżąca kontrola regulowanych należności, ich zestawianie z wcześniejszymi przewidywaniami co do kwot oraz terminu spływu, są jednym z kluczowych momentów w procesie zarządzania należnościami.

Ma to odniesienie do dnia dzisiejszego - np. w kontekście informacji aktualizującej raport dotyczący cashflow, implikuje nasze działania w przyszłości - choćby w odniesieniu do działań windykacyjnych i jednocześnie pozwala zweryfikować decyzję, które były podjęte wcześniej – np. w sprawie kredytu kupieckiego.

Konieczna kontrola

Wiele przedsiębiorstw w ramach działów finansowych utrzymuje stanowiska kontrolerów, którzy na bieżąco obserwują spływające do firmy należności i mają za zadanie reagować w przypadku wychwycenia opóźnień.

Przykład

Jeden z kontrahentów firmy BIOLIX oferującej na rynku krajowym podzespoły do maszyn rolniczych opóźnia się z zapłatą 300.000 zł o kilka dni drugi raz w ciągu miesiąca.

Z tego względu, że wcześniej się to nie zdarzało, kontroler kredytowy BIOLIX-a uprzedza odbiorcę telefonicznie, iż w przypadku przeterminowania płatności o 7 dni, limit kredytu kupieckiego zostanie zablokowany i jednocześnie podjęta zostanie decyzja o jego zredukowaniu z 400 tys. zł do 200 tys. zł do czasu poprawy dyscypliny płatniczej.

Jednocześnie kontroler zleca wywiadowni gospodarczej przygotowanie raportu na temat aktualnej sytuacji rynkowej odbiorcy w celu wychwycenia ewentualnych sygnałów o jego pogarszającej się płynności finansowej. Dodatkowo wewnątrz firmy informuje specjalistę ds. płynności BIOLIX-a o prawdopodobnych kwotach korekt na potrzeby aktualizacji dziennych raportów o przepływach pieniężnych.

Powyższy przykład pokazuje, jak istotna jest bieżąca kontrola regulowanych należności. Widać wyraźnie, że nie powinna ona ograniczać się do obserwacji oraz odnotowywania niekorzystnych zdarzeń jak opóźnienia w zapłacie czy też częściowa płatność. Wszelkie znaczące przeterminowania, a w przypadku dużych kwot, nawet kilkudniowe, powinny wywołać reakcje osób kontrolujących.

Identyfikacja problemu

Trzeba pamiętać, że najważniejsza jest identyfikacja problemu. Czasami może zdarzyć się, że to nie odbiorca spóźnił się z płatnością, lecz pomiędzy bankiem odbiorcy a naszym nie mógł skutecznie odbyć się transfer środków pieniężnych. Być może to nasz dział księgowy nie otrzymał dotychczas informacji, których faktur dotyczy zbiorczo przelana kwota.

Obecnie istnieją doskonałe narzędzia do wspierania procesu bieżącej kontroli regulowanych należności. Na przykład wdrażane do stosowania w większych firmach nowoczesne systemy operacyjne, które zawierają moduły dla działów finansowych i księgowych, same informują o przeterminowaniach i potrafią zablokować limit kredytowy.

W ramach wspomnianych już wcześniej ubezpieczeń należności, często wraz z każdą wystawianą fakturą generowana jest automatycznie informacja dla odbiorcy, że dana należność na fakturze jest objęta ochroną ubezpieczeniową i brak wpłaty wywoła szybkie i zdecydowane działania.

Przeczytaj także:

Autor: Łukasz Kułakowski, Grupa Azoty

E-Doradca Analiza Finansowa